Zdarzyły Wam się kiedyś takie dni, które kontrolował chaos zamiast porządku? Te momenty, w których wszystko szło nie po waszej myśli, chociaż nakreśliliście początkowy plan działania? Nawet nie wiecie, jak często mnie plany krzyżowały się tylko dlatego, że nie dopilnowałam tego, aby poprzednie etapy przebiegły bezkonfliktowo…

Długo dojrzewałam do decyzji, by wreszcie zmienić sposób zarządzania czasem z przypadkowego na uporządkowany, pozwalający na jedynie drobne odstępstwa wywoływane zrządzeniami losu. Wymusiła to na mnie praca zdalna, a właściwie sama jej specyfika, która gdy nie jest kontrolowana, prowadzi do totalnego rozluźnienia. A pierwsze, co zrobiłam, było nawiązaniem szczerej i długiej przyjaźni z listami zadań, z której, przyznam się, tylko ja czerpię korzyści. Ale za to jakie!

Początkowo przygotowywanie list opierało się na najbardziej znanej mi metodzie – na zapisywaniu wszystkiego, co przyjdzie mi do głowy na samoprzylepnych karteczkach. Początkowo ta forma spełniała swoje zadanie wyśmienicie, jednak z wraz z upływem czasu, zaczęłam gubić się w stosach i stosikach złożonych z kolorowych papierków. Przy niektórych z nich zapominałam postawić datę i trudno mi było przypomnieć sobie, do jakiego dnia przypisane są konkretne zadania. Zadecydowałam, że ten sposób obejmować będzie jedynie bieżące sprawy, a do planowania długofalowego muszę znaleźć inny sposób.

Ale o tym za chwilę – jak zwykle nadmiernie się rozwodzę, zamiast przejść do meritum! Karteczki karteczkami, ale zastanawialiście się kiedyś, jak przygotować perfekcyjną listę zadań, dzięki której nie zapomnicie o najdrobniejszym szczególe? Mam dla Was pięć wskazówek, które, mam nadzieję, uczynią Wasze planowanie prostszym niż myślicie!

Jak przygotować perfekcyjną listę zadań?

  1. Wybierz swój własny sposób

Zakładam, że w głowie zrodziło się już Wam mocne postanowienie poprawy sposobu zarządzania czasem, więc o takich oczywistościach nie muszę pisać osobnego podpunktu. Jako pierwszy krok do uporządkowania codziennych spraw, proponuję Wam wybór medium, z którego będziecie korzystać. Na szczęście form prowadzenia ewidencji spraw do załatwienia jest wiele, więc wszystko zależy od Waszych preferencji.

Karteczki już znacie – są idealne do zapisywania ulotnych pomysłów. Aby coś z nich zrozumieć, najlepiej jest gromadzić je w jednym miejscu, np. na tablicy korkowej lub w kopercie, dzięki której nie zgubicie żadnej z nich i nie zapomnicie, co przyszło Wam do głowy poprzedniego dnia lub co powinniście zrobić jutro. Jednak system ten nie sprawdzi się u bałaganiarzy takich, jak ja – już po kilku dniach trudno będzie wam dojść do ładu i składu z zaplanowanymi zadaniami.

Kolejny analogowy sposób, który sama wypróbowałam, to bullet journal, czyli technika kontrolowania swoich zadań w formie zeszytu. Pinterestowe bullet journale są pięknie wykaligrafowane, ozdobione słodkimi rysuneczkami, a każda tabelka posiada pieczołowicie wykonane ozdobniki. Patrzenie na taką listę spraw do załatwienia to sama przyjemność, prawda? Jednakże nie o samą estetykę w bu-jo chodzi, a o spisywanie w nim bieżących zadań i długofalowych celów tak, by łatwiej było kontrolować ich wykonywanie i osiąganie.

Ten filmik doskonale pokaże Wam, jak stworzyć własny bu-jo!

Bullet journal, w przeciwieństwie do innych planerów, nie ma sztywnych ram – zaczynamy jego prowadzenie w dowolnym dniu całego roku i prowadzimy go tak długo, na ile wystarczy nam kartek, by po zakończeniu jednego zeszytu móc zacząć następny. To niezwykle wygodna i kreatywna forma spisywania list zadań i pilnowania terminów. Zanim jednak zaczniecie planować w ten sposób, spróbujcie zaplanować samo prowadzenie swojego notatnika, aby wprowadzić weń ład i porządek zamiast mało twórczego, w tym przypadku, chaosu.

Oprócz stosowania analogowych sposobów tworzenia list zadań możecie także skorzystać z aplikacji desktopowych oraz ich mobilnych odpowiedników, o których pisałam np. tutaj. Pozwolą Wam one kontrolować wasze sprawy bez konieczności zakładania papierowej ewidencji – smartfony przeważnie i tak nosimy przy sobie, a praca przy komputerze większości z nas pochłania lwią część dnia. Ja już wspomniałam, używam do ogarniania prywatnych spraw Todoista, a w pracy Asanę zastąpiłam Trello – próbuję teraz metody kanban, o której napiszę Wam w przyszłym miesiącu.

jak przygotować perfekcyjną listę zadań

Kartki, kolorowe cienkopisy i spinacze – to mój żelazny zestaw w trakcie nauki. Do list to-do używam cyfrowych rozwiązań!

  1. Dwie listy zadań to rule them all

Planowanie zadań powinno dzielić się na krótko- i długofalowe. Zastanawiacie się, może, dlaczego – w końcu i tak wszystko zapisujemy na bieżąco, pilnując tylko, czy zadania zostały wykonane. Nic bardziej mylnego – aby zachować święty spokój, powinniśmy trzymać rękę na pulsie w zarówno w przypadku spraw teraźniejszych, jak i tych bardziej odległych!

Niezależnie od techniki, jakiej używacie, spróbujcie przygotowywać listy zadań dla konkretnego dnia, a także spisujcie sprawy wykonywane cyklicznie w tygodniu, miesiącu, a nawet roku. Sposób ten ułatwi Wam dokonanie podsumowania i określenie, które cele zostały osiągnięte, a które wymagały może większej ilości czasu i trzeba było odłożyć je na później. Cykliczność wprowadzi Wam też pewną rutynę działania, dzięki której nie umknie Wam już żadna bieżąca sprawa!

  1. Pilnuj odhaczania

W planowaniu zadań dużą rolę odgrywa czynnik psychologiczny. Niełatwo jest bowiem przestawić się z chaosu na ład i porządek, a wszystko, co wymaga rezygnacji z pewnych wypracowanych sobie wcześniej sposobów działania, jest niezwykle trudne do wcielenia w życie. Dlatego warto jest ułatwić sobie zarządzanie czasem tak bardzo, jak to możliwe, by móc spokojnie trzymać rękę na pulsie.

Ja jak największej świętości pilnuję tego, by odhaczyć wszystkie sprawy, które udaje mi się wykonać. Za każdym razem, kiedy stawiam ptaszek przy ukończonym tasku lub osiągniętym celu, jestem z siebie niezwykle dumna, że znowu dopięłam swego i stanęłam na wysokości zadania. Uwierzcie mi, że działa to niesamowicie motywująco, a widok całego tygodnia lub miesiąca upstrzonego krzyżykami oznaczającymi pomyślny wynik wywołuje wielki uśmiech na mojej twarzy. I zawsze powtarzam sobie wtedy „tak trzymać!”.

jak przygotowac perfekcyjna listę zadan

Moja wstępna lista często tak własnie wygląda 🙂

  1. Staraj się nie przeładować listy

Nadmiar zadań powoduje chaos, powtarzalność tej reguły jest w moim przypadku niezawodna. Im więcej zapisałam sobie do zrobienia na następne dni, tym mniejszy mam zapał do tego, aby wszystko zrobić… nie mówiąc już o zachowaniu odpowiedniego poziomu wykonywania zadań.

Najprostszą receptą na ogarnięcie tego bałaganu okazało się skrócenie listy zadań i rozłożenie poszczególnych podpunktów na kolejne dni. Znowu okazało się, że najprostsze sposoby okazują się najlepsze i nie ma powodu, by przesadnie kombinować. Znam swoje możliwości i zawsze, kiedy wiem, że nie podołam postawionym sobie celom, po prostu wprowadzam pewne modyfikacje i z listy dziennej przenoszę część tasków do listy tygodniowej lub rozkładam je na nadchodzące dni. Zalety? Same! Nie zapominam już, nie robię niczego na pół gwizdka i nie odkładam na ostatnią chwilę.

  1. Zjedz żabę!

Znacie metodę Eat The Frog? Jej zasada jest niezwykle prosta – wykonywanie zadań zaczynamy od tego najtrudniejszego, nastręczającego nam najwięcej kłopotów. Dzięki jej zastosowaniu pozbywamy się tego niezwykle ciężkiego uczucia jakim jest wiszący nad nami obowiązek wykonania go. Czyż to nie brzmi cudownie?

Od kiedy żywię się żabami, a już szczególnie w pracy, spada mi z głowy duży ciężar. Najbardziej pracochłonne zadanie umieszczam zawsze na pierwszym miejscu listy, aby natychmiast po włączeniu komputera i codziennej organizacji podjąć się właśnie jego wykonania. Ba, bywają dni, kiedy rozpraszają mnie inne, bardziej palące sprawy i zadanie to odwleka się samoistnie. Nie robię z tego powodu problemu – po prostu staram się załatwić wszystko jak najszybciej i wrócić do swoich spraw.

jak przygotować perfekcyjną listę zadań

Takie sympatyczne zwierze, a sprawa taka ciężka… 🙂

Dodatkowa porada: zapisuj najwięcej szczegółów, jak to możliwe! Czasem same hasła nie wystarczą, by przypomnieć sobie, o co nam chodziło – zwłaszcza w przypadku rewidowania listy miesięcznej bądź rocznej. I nie zapominaj o podawaniu godzin, dat i miejsc. Poza tym, gdy będziecie po raz kolejny uwzględniać w liście to samo zadanie, będziecie w stanie określić jak dużo czasu zajmie Wam jego wykonanie!

I najważniejsze: pozwólcie sobie na pewien luz! Zawsze zdarzyć się mogą sytuacje, które zburzą nasz perfekcyjnie ułożony plan. Zapas czasu, np. 15 minut między każdym zadaniem, pozwoli Wam opanować sytuację w czasie kryzysu!


Pochwalcie się w komentarzach, jak wyglądają Wasze listy to-do – chciałabym zobaczyć, jakie są Wasze metody na organizowanie czasu :).